Incidencias, correcciones e historial
¿Qué queda registrado en Fichalia? Trazabilidad de fichajes, avisos y documentos
Para: Empleado Responsable de equipo Administrador
Tiempo de lectura: 2 min
Fichalia guarda cada fichaje con su hora, y esa hora no se puede modificar desde el panel. Junto al fichaje quedan los comentarios, los justificantes, el dispositivo y, si está activada, la ubicación. También queda constancia de los avisos de ausencia enviados y del acceso a los documentos. Todo se conserva durante 4 años.
De cada fichaje
| Dato | Quién lo genera |
|---|---|
| Hora de inicio y de fin de la jornada y de cada pausa | El empleado, al fichar. |
| IP y dispositivo desde el que se ficha, según la configuración | Fichalia, de forma automática. |
| Ubicación, si la empresa usa la geolocalización | Fichalia, en el momento de fichar. |
| Comentario y justificante de ausencia | El empleado, desde «Incidencias de hoy». |
| Comentario administrativo | Quien revisa los fichajes. |
Las horas no se reescriben. Si hubo un error, no se cambia la hora: se deja constancia con un comentario. Así, el registro muestra lo que se fichó y lo que se explicó después. Consulta cómo consultar qué se cambió en un fichaje.
De los avisos
- Los avisos por correo se envían con la fecha y la hora del hecho que los origina: el retraso, la pausa prolongada, la jornada superada o el fichaje abierto.
- En el panel, el bloque «Ausencia: Notificación enviada» indica a quién se le ha avisado de una ausencia.
Consulta qué avisos por correo envía Fichalia.
De documentos, permisos y empleados
- Documentos: Fichalia registra cuándo cada empleado consulta o descarga su nómina u otros documentos. Consulta dónde se consultan las nóminas y los documentos.
- Vacaciones y permisos: cada solicitud queda con su tipo, sus fechas y su estado («Pendiente» o «Aprobado»).
- Empleados eliminados: dejan de tener acceso, pero sus registros se conservan. Consulta cómo eliminar a un empleado definitivamente.
Quién puede consultarlo
- El empleado ve sus propios fichajes y documentos.
- El administrador y quien revisa los fichajes ven los del equipo.
- La Inspección de Trabajo puede consultarlo con un acceso específico. Consulta cómo puede consultar la Inspección de Trabajo el registro horario.
Ejemplo. Un empleado olvidó cerrar su jornada del lunes y recibió el aviso de fichaje abierto. La responsable vio la jornada en «Fichajes abiertos +24h», habló con él y anotó en el comentario administrativo que salió a las 16:00. Si la Inspección revisa ese día, verá el fichaje tal como se registró y la nota de la responsable que explica lo ocurrido.
Para saber cuánto tiempo se guarda todo, consulta cuánto tiempo hay que conservar el registro horario.