Una pequeña empresa utiliza una aplicación de registro horario. La plantilla puede registrar sus entradas y salidas, el administrador dispone de un panel de seguimiento y el sistema muestra alertas cuando hay incidencias.
Sin embargo, al revisar los fichajes aparecen jornadas abiertas desde hace días, semanas e incluso meses. También hay avisos de ausencia y resúmenes de horas que necesitan comprobarse.
¿Cómo se llega a esta situación? En ocasiones, porque falta algo tan sencillo como definir quién revisa los avisos, quién pide las aclaraciones y quién comprueba que los errores se resuelvan.
En este artículo veremos cómo organizar ese seguimiento con un caso práctico basado en una situación real. Los datos se han modificado y simplificado para preservar la confidencialidad.
Índice de contenidos
- Qué encontramos al revisar los fichajes.
- Quién se ocupa de revisar y resolver las incidencias.
- Cómo regularizar los fichajes antiguos.
- Qué rutina de revisión puede aplicar una pequeña empresa.
- Cómo comprobar que cada incidencia queda resuelta.
1. Qué encontramos al revisar los fichajes
En nuestro ejemplo, la empresa tiene varias personas trabajando con diferentes horarios. Al consultar el panel, el administrador encuentra tres tipos de incidencias:
| Situación detectada | Qué necesita aclararse |
|---|---|
| Entradas del día anterior sin salida | Si hubo un olvido y a qué hora terminó realmente el trabajo. |
| Jornadas abiertas desde hace semanas o meses | Qué sucedió con ese registro y cómo se registraron las jornadas posteriores. |
| Días sin fichaje y avisos de ausencia | Si la persona trabajó, tenía un permiso o encontró algún problema para fichar. |
También aparecen totales de horas poco habituales. Antes de utilizarlos para preparar nóminas, compensaciones o informes, hay que comprobar si incluyen tiempo de registros abiertos o si existe alguna otra discrepancia.
Una jornada abierta indica un registro incompleto. No demuestra que la persona haya trabajado de forma continua desde la entrada.
De la misma manera, un día sin fichaje no acredita por sí solo una ausencia injustificada. La alerta sirve para localizar algo que debe revisarse.
El problema se acumula cuando nadie hace seguimiento
Una persona puede olvidar registrar la salida y dar por hecho que el encargado lo corregirá. El encargado puede pensar que lo resolverá administración. Y administración puede esperar que el empleado comunique la incidencia.
Mientras tanto, el fichaje sigue abierto.
Cuanto más tiempo pasa, más difícil resulta recordar los hechos y encontrar información que permita aclararlos. Por eso conviene actuar cuando la incidencia todavía es reciente.
2. Quién se ocupa de revisar y resolver las incidencias
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, pero no exige nombrar un cargo específico para revisar las incidencias. Asignar esta tarea es una recomendación organizativa para gestionar esa obligación.
En una pequeña empresa puede asumirla el propio empresario, una persona de administración, el encargado del establecimiento o un servicio externo contratado para ello.
| Organización del negocio | Reparto práctico de tareas |
|---|---|
| Un único establecimiento | El encargado revisa los avisos y consulta las incidencias con la plantilla. |
| Varios centros de trabajo | Cada responsable aclara los casos de su centro y administración supervisa los pendientes. |
| Empresa con apoyo de una asesoría | La empresa confirma los hechos y la asesoría presta el servicio de revisión o asesoramiento acordado. |
| Empresario con pocos empleados | El propio empresario revisa y tramita las incidencias. |
No es necesario crear un puesto nuevo. Sí resulta útil concretar por escrito quién se ocupa, qué puede hacer y a quién debe trasladar los casos que no consiga resolver.
Si las incidencias se acumulan sin atender, conoce los riesgos de no hacer seguimiento de los fichajes, aunque tengas una aplicación
Revisar no significa tener permiso para decidirlo todo
Conviene distinguir tres funciones:
- Detectar y comunicar: localizar el error y pedir una explicación.
- Comprobar y tramitar: contrastar los datos y gestionar la corrección autorizada.
- Decidir: resolver discrepancias o valorar actuaciones ante incumplimientos reiterados.
Una misma persona puede asumir varias funciones, pero sus permisos deben estar claros.
Si participa una asesoría, hay que acordar expresamente el alcance del servicio. Preparar las nóminas no significa necesariamente revisar los fichajes diarios.
La empresa mantiene su obligación de garantizar el registro aunque encargue estas tareas a otra persona o proveedor.
3. Cómo regularizar los fichajes antiguos
Cuando ya existen registros abiertos desde hace semanas o meses, lo primero es organizar una revisión. No conviene empezar cerrándolos todos a la hora prevista en el cuadrante.
El objetivo es reconstruir lo que realmente ocurrió, con la información disponible, y dejar constancia de las correcciones.
Paso 1. Preparar una lista de incidencias
Recoge, como mínimo:
- Persona afectada.
- Fecha y tipo de incidencia.
- Registro original disponible.
- Avisos o comunicaciones anteriores.
- Persona encargada del seguimiento.
- Estado y siguiente acción.
Conserva el historial original y prioriza los registros más antiguos, las discrepancias importantes y los casos repetidos.
Paso 2. Contactar individualmente con cada persona
La comunicación debe identificar los días afectados y pedir información concreta.
Por ejemplo:
Al revisar tus registros, hemos detectado que faltan las salidas de los días 8 y 12. Por favor, indícanos cuándo terminaste cada jornada y si tuviste alguna dificultad para fichar, para que podamos comprobarlo y tramitar la corrección.
Evita enviar listados con los errores de toda la plantilla a personas que no necesitan conocerlos.
Paso 3. Comprobar los hechos
Contrasta la respuesta con la información pertinente que tenga la empresa: partes de trabajo, actividad del servicio o confirmación del responsable directo, entre otros elementos.
El horario planificado es una referencia, pero no sustituye automáticamente a la jornada realizada.
Si la persona debía salir a las 17:00, eso no permite asegurar que ese día terminara exactamente a esa hora.
Paso 4. Tramitar la corrección con trazabilidad
La regularización debería permitir conocer qué dato se corrigió, por qué, quién intervino y cuándo se hizo.
También conviene conservar la explicación y la confirmación de la persona trabajadora. Si existe una discrepancia, debe quedar documentada.
No utilices una hora inventada para que desaparezca la alerta.
Paso 5. Separar lo aclarado de lo que sigue pendiente
En registros muy antiguos puede no haber información suficiente para reconstruir una jornada con seguridad.
En ese caso, documenta las comprobaciones realizadas y consulta con la asesoría cómo proceder. Un dato dudoso no debería presentarse como si estuviera verificado.
Si, además, los olvidos se repiten pese a las instrucciones y los avisos, consulta nuestra guía sobre qué hacer si un empleado no ficha de forma reiterada.
4. Qué rutina de revisión puede aplicar una pequeña empresa
Una vez revisados los registros acumulados, interesa evitar que vuelvan a acumularse.
La siguiente rutina es una propuesta práctica. La frecuencia debe adaptarse a los horarios, el tamaño de la plantilla y el funcionamiento del negocio.
| Momento | Qué revisar | Qué hacer |
|---|---|---|
| Cada día de actividad | Jornadas anteriores que siguen abiertas y registros incompletos. | Pedir aclaraciones mientras los hechos son recientes. |
| Cada semana | Incidencias sin respuesta y errores repetidos. | Hacer seguimiento y trasladar los casos que requieren una decisión. |
| Antes de utilizar los resúmenes mensuales | Registros pendientes y totales que no encajan. | Comprobar qué datos están verificados y qué incidencias siguen abiertas. |
| Cuando se incorpora alguien | Acceso al sistema y comprensión de las instrucciones. | Explicar cómo fichar y cómo comunicar un error. |
Define también un sustituto
Si la persona encargada está de vacaciones o de baja, alguien debe asumir la revisión.
Dejar previsto un sustituto evita que las incidencias queden paralizadas durante su ausencia. También ayuda disponer de una instrucción breve que explique dónde consultar los avisos y cómo continuar el seguimiento.
Explica a la plantilla cómo comunicar un olvido
Las instrucciones deberían responder a preguntas sencillas:
- ¿A quién aviso si no he podido fichar?
- ¿Cómo solicito una corrección?
- ¿Qué información tengo que aportar?
- ¿Qué hago si el sistema no funciona?
Una comunicación clara facilita resolver los errores antes de que se conviertan en un problema recurrente.
5. Cómo comprobar que cada incidencia queda resuelta
Enviar un correo al empleado es una actuación de seguimiento. No significa que el registro ya esté aclarado.
Para evitar confusiones, la empresa puede utilizar una tabla interna como esta:
| Incidencia | Persona encargada | Siguiente acción | Estado |
|---|---|---|---|
| Falta la salida del día anterior | Encargado | Solicitar la hora real de finalización. | Pendiente de respuesta |
| Registro abierto desde hace semanas | Administración | Contrastar la explicación con el responsable. | En revisión |
| Error técnico comunicado | Administración y soporte | Comprobar el fallo y tramitar la regularización. | Pendiente de comprobación |
| Corrección comprobada y documentada | Persona autorizada | Conservar el historial y la documentación. | Resuelta |
Es un ejemplo de organización interna; no implica que estos estados estén disponibles como funciones específicas de la aplicación.
Una incidencia puede considerarse resuelta cuando se ha aclarado lo ocurrido y se ha completado la actuación correspondiente, o cuando se ha documentado cómo se trata una discrepancia que no ha podido aclararse.
Antes de una inspección, los registros deben poder explicarse
Mantener las incidencias organizadas ayuda a entender qué ocurrió, qué se comprobó y qué se corrigió.
Si recibes un requerimiento, consulta también cómo preparar los registros ante una Inspección de Trabajo.
Cómo puede ayudarte Fichalia
El panel de Fichalia permite localizar fichajes abiertos durante más de 24 horas y consultar información por empleado. Estas alertas ayudan a detectar dónde hace falta intervenir.
A partir de ahí, la empresa necesita dar seguimiento: contactar con las personas afectadas, comprobar los datos y tramitar las correcciones que correspondan.
¿Has encontrado fichajes abiertos o resúmenes que necesitas revisar? Escríbenos y te ayudamos a localizar e interpretar la información disponible en tu cuenta.
