Me ha llegado una Inspección de Trabajo pidiendo los fichajes: guía paso a paso para empresarios

Si eres autónomo o pequeño empresario y nunca te has enfrentado a esto, es normal que la primera reacción sea de nervios: un inspector se presenta en tu negocio, o recibes una carta oficial, pidiéndote «los registros de jornada de la plantilla». No sabes muy bien qué es exactamente lo que te piden, en qué formato tienes que dártelo, ni qué pasa si te falta algo.

Esta guía está pensada precisamente para eso: para que, sin conocimientos previos, sepas identificar qué te están pidiendo, cómo reunirlo, cómo entregarlo y qué hacer después, tanto si llevas el control horario en Excel como si usas un software de fichaje.

1. Lo primero: entender qué tipo de inspección es

Antes de reunir ningún papel, identifica cómo te ha llegado la inspección, porque el procedimiento cambia:

• Visita presencial en tu local: un inspector o subinspector se presenta sin avisar. En este caso, la ley obliga a que los datos de fichaje estén disponibles de forma inmediata, ahí mismo, en el centro de trabajo.
• Requerimiento por notificación: recibes una carta o comunicación oficial (puede llegar también a través de la Sede Electrónica). Aquí normalmente dispones de un plazo, habitualmente 10 días hábiles, para entregar la documentación si no la aportas en el momento.

Qué hacer en cualquiera de los dos casos:

• Pide siempre la acreditación oficial de la persona que te visita o firma el requerimiento.
• Si es una visita presencial, designa a una sola persona para que atienda: tú mismo, el responsable de RRHH, o quien tengas asignado para estos temas. No dejes que improvise cualquier empleado.
• Si es un requerimiento escrito, léelo con calma y localiza dos datos clave: el periodo exacto que te piden (fechas concretas) y la fecha límite de entrega.

2. Qué información te van a pedir exactamente

No se trata solo de «enseñar la pantalla de hoy». Lo habitual es que te soliciten:

• El histórico de hasta 4 años: es el plazo legal que estás obligado a conservar. Ojo: esto incluye no solo a la plantilla actual, sino también a personal temporal y a trabajadores que ya no están en la empresa.
• El detalle de los fichajes: hora de entrada, hora de salida y las pausas o descansos de cada trabajador.
• Resúmenes mensuales: los cómputos que normalmente se entregan o se ponen a disposición junto con las nóminas.
• Contratos y cuadrantes: para comparar la jornada que está pactada por contrato (sobre todo importante si tienes contratos a tiempo parcial) con las horas que realmente se han trabajado.

3. Cómo entregar la información (y aquí está la clave)

Este es el punto donde más empresas se equivocan sin querer. No basta con «tener los datos», tienen que entregarse en un formato que demuestre que nadie los ha podido modificar después. Vamos a verlo según el sistema que uses.

Si llevas el control horario en Excel

Es una situación muy habitual, especialmente en negocios pequeños, y se puede resolver bien si sigues estos pasos:

1. Localiza y reúne los archivos de los periodos que te piden (hasta 4 años atrás si te lo requieren así).
2. No entregues nunca el archivo Excel editable (.xlsx). Conviértelo a PDF antes de entregarlo. Un Excel abierto genera dudas inmediatas sobre si se ha podido tocar algo a última hora.
3. Reúne los resúmenes mensuales, a poder ser firmados o validados según el procedimiento que sigáis internamente.
4. Entrega de la información: si te la piden en soporte informático, puedes usar un USB o enviar los PDF por correo al canal oficial que te indiquen; si la inspección es presencial e inmediata, puedes imprimir en papel los informes del periodo solicitado.
5. Regla de oro: nunca modifiques datos pasados. Aunque veas un error o un hueco, no lo «arregles» retocando el Excel antes de entregarlo. Si faltan días o hay algo incompleto, es mucho mejor entregar lo que tienes y explicar la incidencia (lo vemos en el punto 5) que tocar el archivo.

La Inspección suele mirar con lupa las hojas de cálculo precisamente porque, a diferencia de un software, no demuestran por sí solas que nadie las ha alterado después.

Si usas un software de fichaje digital (por ejemplo, Fichalia.es)

Aquí el proceso es mucho más rápido, porque el propio sistema ya garantiza que los datos no se pueden alterar sin dejar rastro (trazabilidad):

1. Accede con tu usuario Superadmin y entra en la sección Empleados.
2. Dentro del panel de usuarios restringidos, busca la opción Vista Inspección y crea un correo electrónico y una contraseña temporal para dar acceso al inspector.
3. Pulsa Actualizar datos para guardar ese acceso.
4. Entrega esas credenciales al inspector, o bien descarga los informes ya generados por el sistema (con su trazabilidad) para entregarlos o subirlos a la Sede Electrónica si el trámite es telemático.

Con este método, el propio software respalda que los registros no se han tocado a posteriori, lo cual juega a tu favor.

4. Cómo comportarte durante la revisión

Más allá del papeleo, hay una cuestión de actitud que también importa legalmente:

• Colabora y muestra transparencia en todo momento. Facilita el acceso a lo que te piden sin poner trabas.
• No obstaculices el proceso. Negarte a entregar información o entorpecer la revisión puede suponer una sanción adicional, independientemente de cómo estén tus registros.
• Si tienes dudas sobre algo que te preguntan, es preferible decir «lo consulto con mi asesoría y te lo confirmo» que improvisar una respuesta incorrecta.

5. Qué hacer si te faltan datos o hay algún hueco

Es un escenario muy común, sobre todo si vienes de un sistema poco organizado. No entres en pánico:

• Entrega toda la información que sí tengas disponible.
• Solicita un plazo de alegaciones o subsanación (habitualmente entre 10 y 15 días hábiles) para aportar justificantes: partes de baja médica, órdenes de trabajo fuera del centro, etc., que expliquen esos huecos.
• Lo que nunca debes hacer es intentar rellenar o corregir esos huecos alterando registros pasados. Eso es precisamente lo que convierte una infracción «leve» en una infracción muy grave.

6. Después de la inspección: los pasos que no puedes saltarte

Una vez entregada la documentación (ya sea en la visita o por la Sede Electrónica), el trámite no termina ahí:

1. Revisa la Diligencia o Acta que redacta el inspector, donde queda detallado todo lo revisado.
2. Firma el acuse de recibo. Si estás de acuerdo con lo reflejado, se indica «Recibido»; si detectas algo que no se ajusta a la realidad, puedes indicar «No conforme».
3. Envía copia inmediata a tu asesoría laboral (gestoría, abogado laboralista o el departamento correspondiente) con el acta o el requerimiento, para que puedan preparar cualquier alegación dentro del plazo legal.

7. Qué pasa si algo sale mal: las sanciones

Conviene tener claro el marco sancionador (LISOS, art. 7.5 y 40) para entender por qué cada paso anterior importa tanto:

La diferencia entre una y otra es enorme, y en la mayoría de los casos el salto de «grave» a «muy grave» se produce precisamente por tocar los datos a última hora, no por tenerlos incompletos.

Pasos principales a retener

• Identifica si es una visita presencial o un requerimiento por notificación, y anota el plazo.
• Reúne el histórico de hasta 4 años, incluyendo a exempleados y personal temporal.
• Entrega los datos en un formato que no se pueda modificar (PDF, o directamente desde tu software de fichaje), nunca un Excel editable.
• Colabora y no toques nada del pasado, aunque veas errores.
• Si faltan datos, pide plazo de subsanación en lugar de «arreglarlo» tú mismo.
• Firma el acta, avisa a tu asesoría o abogado laboral y guarda toda la documentación.

Tener un sistema de registro horario digitalizado, con trazabilidad, convierte todo este proceso en un trámite de pocos minutos. Si todavía gestionas el control horario en hojas de Excel, este es un buen momento para plantearte dar el salto a una Aplicación automatizada de registro horario que te ahorre estos sustos en el futuro.