Centro de ayuda de Fichalia
Respuestas paso a paso para fichar, revisar los fichajes de tu equipo, resolver incidencias y organizar turnos.
Tareas más consultadas
- Facturación y VERIFACTU ¿Qué es la Ley Crea y Crece y a quién obliga?
- Facturación y VERIFACTU ¿Qué datos debo revisar antes de emitir una factura?
- Registro horario ¿Cómo reviso y resuelvo una incidencia de fichaje?
- Registro horario ¿Qué información incluye el informe y en qué formatos se puede descargar?
- Registro horario ¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro horario?
- Registro horario ¿Qué es la flexibilidad horaria y quién la configura?
- Registro horario ¿Cómo entro en el espacio de Fichalia de mi empresa?
- Registro horario ¿Cómo ficho la entrada y la salida desde el móvil?
- Registro horario ¿Cómo reviso los fichajes de mi equipo por fechas?
Guías por bloque
Registro horario
Fichar, consultar horas, revisar al equipo, resolver incidencias y descargar el registro.
Acceso y puesta en marcha 3 guías
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¿Cómo entro en el espacio de Fichalia de mi empresa?
Entra con el email con el que te dio de alta tu empresa y tu contraseña. Fichalia reconoce tu empresa a partir del email.
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¿Cómo guardo la dirección de mi empresa en el móvil?
Añade la dirección de acceso de Fichalia a la pantalla de inicio del móvil para abrirla como si fuera una aplicación.
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¿Cómo recupero el acceso si he olvidado mi contraseña?
Pulsa «¿Has olvidado la contraseña?», escribe tu email y sigue el enlace que recibirás para crear una contraseña nueva.
Fichar y consultar mis horas 3 guías
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¿Cómo ficho la entrada y la salida desde el móvil?
En la pantalla «Inicio», pulsa «Iniciar fichaje» al empezar y «Finalizar Jornada» al terminar, y confirma con «Aceptar».
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¿Cómo registro una pausa y ficho al volver?
Con la jornada iniciada, elige el motivo de la pausa y pulsa «Iniciar Pausa». Al volver, pulsa «Fin de Pausa».
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¿Dónde consulto mis fichajes y las horas trabajadas?
En el menú «Fichaje horario», abre «Fichajes». Verás tus fichajes y las horas trabajadas, agrupados por días o por meses.
Revisar los fichajes del equipo 5 guías
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¿Cómo reviso los fichajes de mi equipo por fechas?
En el panel de administración, abre «Fichaje horario» › «Fichajes», indica las fechas y, si quieres, un empleado, y pulsa «Filtrar».
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¿Cómo detecto fichajes pendientes o jornadas sin salida?
En «Fichaje horario» › «Fichajes», el bloque «Fichajes abiertos +24h» muestra las jornadas sin cerrar desde hace más de un día.
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¿Cómo consulto el detalle de la jornada de un empleado?
Filtra los fichajes por el empleado y el día, o abre «Resumen laboral» para ver sus días trabajados, retrasos, ausencias y pausas.
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¿Cómo comparo las horas planificadas con las registradas?
Fichalia muestra las horas contratadas junto a las horas fichadas, y los turnos incluyen un resumen mensual de horas asignadas.
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¿Qué avisos envía Fichalia si alguien no ficha o completa su jornada?
Fichalia avisa por correo electrónico de los fichajes olvidados y de los retrasos, y recuerda el fin de la jornada para evitar excesos de horas.
Incidencias, correcciones e historial 3 guías
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¿Qué hago si olvidé fichar la entrada o la salida?
Avisa cuanto antes a quien revisa los fichajes en tu empresa. Las horas registradas no se cambian desde el panel: queda constancia con un comentario.
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¿Cómo reviso y resuelvo una incidencia de fichaje?
Localiza el fichaje, revisa el comentario y el justificante del empleado y deja constancia de la resolución con «Añadir comentario administrativo».
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¿Cómo consulto qué se cambió en un fichaje?
En Fichalia las horas de un fichaje no se modifican desde el panel. Lo que se añade a un fichaje son comentarios del empleado y del administrador.
Informes y descargas 4 guías
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¿Cómo descargo un informe de registro horario?
Filtra los fichajes por fechas y, si lo necesitas, por empleado. Después usa los botones de exportación de la tabla de fichajes.
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¿Qué información incluye el informe y en qué formatos se puede descargar?
La descarga recoge las columnas de la tabla de fichajes, como el empleado, la fecha, el inicio, el final, las horas trabajadas y las pausas.
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¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro horario?
La normativa española obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años. Fichalia los guarda organizados para tenerlos listos ante una inspección.
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¿Qué análisis puedo sacar de los fichajes y compartir con la gestoría?
Con el resumen laboral y las estadísticas de Fichalia puedes analizar absentismo, horas extra y cumplimiento del calendario, y exportar informes para la gestoría.
Configuración del registro horario 6 guías
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¿Cómo doy de alta a un empleado para que empiece a fichar?
En «Empleados», pulsa «Añadir nuevo empleado», rellena nombre, apellido y email, y pulsa «Crear usuario». El empleado recibirá un email para crear su contraseña.
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¿Cómo asigno quién puede revisar los fichajes del equipo?
Los fichajes del equipo se revisan desde el panel de administración, al que se entra con un usuario con rol Administrador.
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¿Qué opciones de fichaje puedo configurar para mi empresa?
Puedes ajustar el horario de cada empleado con jornadas o turnos, su flexibilidad horaria, el calendario de festivos y permisos, y la geolocalización de los fichajes.
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¿Qué es la flexibilidad horaria y quién la configura?
La flexibilidad horaria permite fichar dentro de un margen de tiempo fijado por la empresa. La configura el administrador para cada empleado.
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¿Para qué sirve la geolocalización de los fichajes?
La geolocalización es una función opcional que registra la ubicación del empleado cuando ficha. Es útil para personal en desplazamiento, subcontratado o de ETT.
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¿Puedo gestionar varias sedes o lugares de trabajo en una sola cuenta?
Sí. Fichalia permite configurar distintos lugares de trabajo en una misma cuenta, útil para empresas con varias sedes.
Planificación
Horarios, turnos y calendario del equipo.
Horarios y turnos 3 guías
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¿Cómo asigno un turno a varios días del mes?
En «Turnos Rotativos» › «Turnos», abre el mes y escribe las siglas del turno en la casilla de cada día del empleado. Se guarda al escribirlas.
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¿Cómo repito un turno por semanas o meses?
El calendario de turnos no tiene una opción para repetir o copiar asignaciones: cada día se asigna en su casilla.
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¿Cómo consulto el turno que tengo asignado?
En «Inicio» verás la hora de inicio de tu turno de hoy. Para ver el mes completo, abre «Turnos Rotativos» › «Turnos».
Vacaciones, permisos y festivos 2 guías
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¿Cómo se gestionan las vacaciones y los permisos?
Fichalia centraliza las vacaciones y los permisos en un calendario. El administrador revisa cada solicitud y la autoriza.
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¿Qué festivos puedo configurar en el calendario laboral?
El calendario laboral de Fichalia admite festivos nacionales, regionales y locales.
Gestión laboral
Documentos de los empleados, firma de contratos y canal ético.
Documentos y firma 3 guías
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¿Qué documentos pueden recibir los empleados en su área privada?
En su área privada, cada empleado puede consultar nóminas, contratos con firma digital y certificados. Queda registro de cuándo los consulta o descarga.
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¿Cómo se firman los contratos en Fichalia?
Fichalia usa firma digital para dar validez legal a los contratos laborales que se gestionan en la plataforma.
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¿Cómo envío documentos corporativos a un equipo concreto?
Puedes segmentar el envío de documentos corporativos para que cada equipo reciba solo la información relevante para su función.
Canal ético 1 guía
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¿Para qué sirve el canal de denuncias o canal ético?
El canal ético permite comunicar casos de acoso o conflictos éticos, también de forma anónima y también por parte de proveedores, como exige la normativa.
Facturación y VERIFACTU
Qué exige VERIFACTU, la factura electrónica y cómo facturar en Fichalia.
VERIFACTU 4 guías
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¿Qué es VERIFACTU y qué exige al software de facturación?
VERIFACTU es el nombre común del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. Exige que los registros de facturación sean íntegros, trazables, accesibles, conservables e inalterables.
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¿Cuándo tengo que adaptarme a VERIFACTU?
Las sociedades deben adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos y profesionales antes del 1 de julio de 2027.
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¿Qué diferencia hay entre la modalidad VERIFACTU y la NO VERIFACTU?
En la modalidad VERIFACTU los registros se envían automáticamente a la Agencia Tributaria. En la NO VERIFACTU se conservan de forma segura y se entregan si la Administración los pide.
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¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?
No. Con VERIFACTU en vigor, facturar con Excel o Word incumpliría la ley porque no garantiza la inalterabilidad ni la trazabilidad de los registros.
Factura electrónica 2 guías
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¿Qué diferencia hay entre VERIFACTU y la factura electrónica?
VERIFACTU regula el software con el que se emiten las facturas. La factura electrónica regula el formato y el circuito de intercambio de facturas entre empresas.
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¿Qué es la Ley Crea y Crece y a quién obliga?
La Ley Crea y Crece hace obligatoria la factura electrónica entre empresas y profesionales para reducir la morosidad comercial.
Facturas en Fichalia 4 guías
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¿Cómo corrijo una factura emitida con un error?
Una factura emitida no se modifica: se emite una factura rectificativa vinculada a la original, con su numeración propia.
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¿Qué pasa con las facturas guardadas como borrador?
Un borrador se diferencia claramente de una factura emitida y no genera un registro definitivo hasta que se confirma.
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¿Qué datos debo revisar antes de emitir una factura?
Revisa los impuestos (IVA y retenciones) y las condiciones comerciales de cada cliente: forman parte del registro inalterable de la factura.
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¿Se pueden facturar automáticamente las ventas de WooCommerce?
La integración de Fichalia con tiendas online como WooCommerce registra las ventas en el sistema de facturación automáticamente, con la trazabilidad que exige la normativa.