Desde 2019, todas las empresas de España deben registrar cada día la hora de entrada y de salida de su plantilla y conservar esos registros durante 4 años. Hay decenas de aplicaciones para hacerlo, y todas dicen cumplir la ley. La diferencia está en los detalles: qué pasa cuando alguien se equivoca al fichar, cuánto pagarás de verdad o qué ocurre si llega la Inspección de Trabajo.
Estas son las 10 preguntas que te recomendamos hacer a cualquier proveedor, también a nosotros, antes de elegir.
1. ¿Se pueden modificar las horas fichadas? ¿Queda rastro?
Es la pregunta más importante. Si el administrador puede cambiar una hora sin que quede constancia, el registro pierde valor ante la Inspección de Trabajo o en un juicio.
Qué pedir: que las horas originales no se puedan reescribir y que cualquier corrección quede registrada, con quién la hizo y por qué.
En Fichalia: las horas de un fichaje no se modifican desde el panel. Si hay un error, el empleado lo explica en «Incidencias de hoy» y el responsable añade un comentario administrativo. El registro muestra siempre lo que se fichó y lo que se explicó después. Ver qué queda registrado.
2. ¿Cómo consultará la Inspección de Trabajo los registros?
Si llega un requerimiento, tendrás que mostrar los registros enseguida. Algunas herramientas solo permiten exportarlos; otras dan acceso directo.
Qué pedir: que puedas entregar los registros de cualquier periodo en minutos y, mejor aún, que el inspector pueda consultarlos sin que tengas que preparar nada.
En Fichalia: puedes crear un acceso específico para que el inspector consulte los fichajes en tiempo real desde su propio dispositivo, sin descargas ni papel. Ver cómo funciona.
3. ¿Cuánto cuesta por empleado? ¿Hay un mínimo?
Muchas tarifas se anuncian «por empleado y mes», pero conviene mirar la letra pequeña: mínimo de empleados facturados, si el precio incluye IVA, si es con pago anual y si el control horario está incluido o se paga como módulo aparte.
Qué pedir: el precio total al mes para tu número real de empleados, con todo lo que necesitas incluido.
En Fichalia: sin mínimo de empleados. El registro horario para hasta 5 trabajadores cuesta 14,50 € al mes (2,90 € por trabajador), y el precio por trabajador baja con el tamaño del equipo, hasta 1,68 € con 100 trabajadores. Precios sin IVA, con facturación anual. Calcula tu precio.
4. ¿Hay permanencia?
Algunos contratos te obligan a pagar el año completo aunque dejes de usar la herramienta.
Qué pedir: las condiciones de baja por escrito antes de contratar.
En Fichalia: sin permanencia.
5. ¿Hay que instalar algo? ¿Funciona en cualquier dispositivo?
Si cada empleado tiene que instalar una app y mantenerla actualizada, la puesta en marcha se alarga.
Qué pedir: que se pueda fichar desde el móvil, el ordenador y una tablet compartida en el centro de trabajo.
En Fichalia: es una aplicación web progresiva (PWA). Se abre desde el navegador, se añade a la pantalla de inicio en segundos y funciona en el móvil, el ordenador o una tablet en la entrada del centro. Ver cómo se instala.
6. ¿Sirve para personas que trabajan fuera de la oficina?
Comerciales, técnicos, reparto, obras o limpieza fichan desde distintos lugares.
Qué pedir: geolocalización opcional, que solo registre la ubicación al fichar, y que se pueda activar solo para quien la necesite.
En Fichalia: la geolocalización es opcional y registra la ubicación en el momento del fichaje. Ver para qué sirve.
7. ¿Incluye vacaciones, permisos y turnos?
El registro horario se cruza con las vacaciones, las bajas y los turnos. Si están en herramientas distintas, aparecen descuadres.
Qué pedir: que el empleado pueda solicitar vacaciones desde la misma app y que los turnos planificados se comparen con las horas fichadas.
En Fichalia: solicitudes y aprobación de vacaciones y permisos, turnos rotativos, bolsa de horas y comparación entre horas planificadas y registradas. Ver cómo se gestionan.
8. ¿Avisa cuando alguien olvida fichar?
El olvido es el error más frecuente. Si nadie se entera hasta final de mes, corregirlo es mucho más difícil.
Qué pedir: avisos automáticos al empleado y al responsable.
En Fichalia: avisos por correo si alguien no ha fichado la entrada, si una pausa se alarga, si se supera la jornada sin cerrarla o si un fichaje lleva abierto más de 24 horas. Ver los avisos.
9. ¿Qué más necesitará tu empresa dentro de un año?
Muchas pymes acaban pagando varias herramientas: una para fichar, otra para nóminas, otra para el canal de denuncias y otra para facturar.
Qué pedir: saber qué módulos hay y cuánto cuestan, aunque hoy no los necesites.
En Fichalia: además del registro horario, puedes añadir planificación y agenda de citas, nóminas repartidas con inteligencia artificial, canal ético (Ley 2/2023), formación y facturación electrónica preparada para VERIFACTU.
10. ¿Quién te ayuda a ponerlo en marcha?
Una herramienta que nadie sabe usar no cumple la ley.
Qué pedir: un periodo de prueba real, ayuda para dar de alta a la plantilla y una documentación clara para los empleados.
En Fichalia: 15 días de prueba sin tarjeta, acompañamiento técnico y un centro de ayuda con guías paso a paso para empleados y administradores.
Resumen: la lista para comparar
| Qué revisar | Por qué importa | Fichalia |
|---|---|---|
| Fichajes que no se pueden reescribir | Validez ante la Inspección | Sí: las correcciones quedan como comentarios |
| Acceso para la Inspección | Responder a un requerimiento sin preparar informes | Sí, en tiempo real |
| Precio total para tu plantilla | Evitar mínimos y módulos ocultos | Desde 14,50 €/mes, sin mínimo de empleados |
| Permanencia | Poder cambiar si no te convence | Sin permanencia |
| Dispositivos | Que fiche toda la plantilla | Móvil, ordenador y tablet, sin instalar nada |
| Geolocalización opcional | Equipos fuera de la oficina | Sí |
| Vacaciones, permisos y turnos | Evitar descuadres | Sí |
| Avisos de olvido | Corregir a tiempo | Sí, por correo |
| Prueba gratuita | Probar con tu equipo real | 15 días, sin tarjeta |
Pruébalo con tu equipo
La mejor forma de comparar es probar. Da de alta a tu plantilla en Fichalia y ficha durante 15 días, sin tarjeta y sin compromiso.
Probar Fichalia 15 días gratis · Ver precios
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio registrar la jornada?
Sí. Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar cada día el inicio y el fin de la jornada de cada persona trabajadora y a conservar los registros durante 4 años.
¿Sirve registrar la jornada en papel o en Excel?
La ley no exige un formato concreto, pero el registro debe ser fiable y no manipulable, y estar disponible cuando lo pida la Inspección. Con papel o Excel es difícil demostrarlo. Lee más sobre el fichaje en papel.
¿Qué pasa si no registro la jornada?
Puede suponer una sanción de la Inspección de Trabajo. Consulta las consecuencias del incumplimiento.
