Has contratado una aplicación de fichaje, has dado acceso a tus empleados y has encargado al director o al responsable del negocio que se ocupe.
Pero nadie revisa los registros. Algunos empleados olvidan fichar la salida, otros apenas registran su jornada y los avisos se acumulan durante semanas o meses.
¿Cumple la empresa porque tiene contratada una herramienta?
El incumplimiento del registro horario puede existir aunque dispongas de una aplicación. La empresa debe garantizar que el registro se lleve efectivamente y actuar cuando detecta problemas.
No hace falta dedicar horas cada día a revisar fichajes. Sí hace falta una organización que permita detectar las incidencias, resolverlas y atender los casos que se repiten.
Índice de contenidos
- Tener una aplicación no significa cumplir.
- Qué multas puede recibir la empresa.
- Qué ocurre si el director o encargado no revisa los fichajes.
- Cuánto tiempo necesita el seguimiento.
- Cómo conseguir que los empleados fichen diariamente.
- Qué hacer si un empleado incumple reiteradamente o se niega.
- Cómo notificar formalmente las incidencias.
- Qué documentación conservar ante una inspección.
1. Tener una aplicación no significa cumplir
Para un pequeño empresario, el registro horario puede parecer otra obligación administrativa que resta tiempo a clientes, ventas y servicios.
Es comprensible querer simplificarlo. Sin embargo, dejarlo sin atender puede convertir una gestión pequeña en un problema difícil de reconstruir.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con el inicio y la finalización de la jornada y su conservación durante cuatro años.
La herramienta facilita esa tarea, pero una alerta no resuelve por sí sola una incidencia: alguien debe comprobar qué ocurrió y gestionar su aclaración.
| Tener la herramienta | Gestionar el registro |
|---|---|
| Crear los accesos de los empleados. | Comprobar que pueden utilizar el sistema. |
| Activar alertas. | Atender los avisos que requieren actuación. |
| Consultar un resumen de horas. | Revisar si contiene jornadas incompletas. |
| Guardar los fichajes disponibles. | Detectar también los registros que faltan. |
Contratar el programa es una decisión técnica. Organizar su utilización y seguimiento es una responsabilidad de gestión.
2. Qué multas puede recibir la empresa
El artículo 7.5 de la LISOS considera infracción grave el incumplimiento de las normas sobre registro de jornada. Las multas previstas para estas infracciones son:
| Graduación | Importe |
|---|---|
| Grado mínimo | De 751 a 1.500 € |
| Grado medio | De 1.501 a 3.750 € |
| Grado máximo | De 3.751 a 7.500 € |
La cuantía depende de las circunstancias. Entre los criterios legales de graduación figuran la negligencia, el número de personas afectadas, el perjuicio causado y los requerimientos previos incumplidos.
No significa que cada olvido genere automáticamente una sanción, ni que los importes deban multiplicarse sin más por cada empleado. Tampoco una acumulación de errores convierte automáticamente la infracción en muy grave.
Pero varios trabajadores con registros incompletos durante meses y sin seguimiento pueden evidenciar un problema de cumplimiento que va más allá de un olvido aislado.
Además de la multa, la empresa puede afrontar costes de revisión y asesoramiento. Si se acreditan otros incumplimientos laborales o de cotización, pueden existir consecuencias adicionales.
Puedes consultar la regulación en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
3. Qué ocurre si el director o encargado no revisa los fichajes
Imagina una empresa de mantenimiento con ocho trabajadores. El propietario contrata una aplicación y encarga al director la gestión del registro.
Tres meses después descubre jornadas abiertas y días sin fichar. El director pensaba que los avisos automáticos eran suficientes y nadie le había pedido un resumen de pendientes.
Es un ejemplo hipotético, pero refleja una situación posible: se delega la tarea sin comprobar que se realiza.
Delegar el seguimiento no traslada automáticamente la obligación empresarial al director, al encargado ni al proveedor de la aplicación.
El artículo 34.9 no exige crear un cargo específico para revisar fichajes. Aun así, conviene asignar la función y establecer un control sencillo.
El propietario debería saber:
- Quién revisa las incidencias y quién le sustituye.
- Qué registros siguen pendientes.
- Qué empleados repiten los errores.
- Qué casos requieren intervención de dirección.
- Qué actuaciones se han realizado y con qué resultado.
No necesita comprobar personalmente cada entrada y salida. Puede recibir un resumen mensual y un aviso inmediato cuando aparezca una negativa o una acumulación relevante.
Si el responsable no está haciendo la revisión, la dirección debe intervenir: aclarar la función, facilitar medios y comprobar que el seguimiento se retoma.
4. Cuánto tiempo necesita el seguimiento
Para una pequeña plantilla con pocas incidencias, una o dos horas mensuales puede ser un objetivo de organización razonable. No es una estimación válida para cualquier empresa ni incluye resolver conflictos o reconstruir meses de registros.
Una distribución orientativa sería:
| Tarea | Dedicación de referencia |
|---|---|
| Revisar incidencias, tres veces por semana | 5 minutos por revisión |
| Preparar el resumen mensual para dirección | 20 minutos |
| Total aproximado en cuatro semanas | 80 minutos |
Si la actividad requiere revisar alertas diariamente, habrá que adaptar la rutina. La periodicidad de la revisión no cambia la obligación de registrar cada jornada.
Cuando hay muchos errores acumulados, la puesta al día requerirá una dedicación adicional. El objetivo es que, una vez normalizada la situación, el mantenimiento resulte breve y previsible.
La función puede asumirla una persona interna o un servicio externo contratado. En este último caso, deben acordarse las tareas, los accesos y qué asuntos se trasladarán a la dirección.
La dedicación debe medirse por los resultados: incidencias detectadas, atendidas y resueltas.
5. Cómo conseguir que los empleados fichen diariamente
Antes de atribuir un incumplimiento a desinterés, comprueba que las instrucciones sean claras y que el sistema pueda utilizarse.
Una organización práctica incluye:
- Explicar cómo registrar entradas, salidas y pausas aplicables.
- Hacer una demostración al incorporar a cada empleado.
- Facilitar un medio adecuado para fichar.
- Comunicar qué hacer ante un fallo técnico.
- Establecer un canal para avisar de olvidos.
- Revisar pronto los errores que se repiten.
No basta con enviar un manual que nadie sabe dónde consultar. La persona debe conocer el procedimiento y tener a quién dirigirse si surge un problema.
Los recordatorios pueden ayudar, pero su eficacia disminuye si las incidencias continúan abiertas y nadie responde.
Para resolver errores concretos, consulta qué hacer si un empleado no ficha o se olvida de cerrar su jornada.
6. Qué hacer si un empleado incumple reiteradamente o se niega
Hay que distinguir entre un olvido, una dificultad técnica y una negativa injustificada.
La persona trabajadora debe seguir las instrucciones empresariales legítimas. Ante una negativa, la empresa puede requerir su cumplimiento y valorar medidas conforme al convenio.
Primero: comprobar la causa
Habla con la persona y documenta su explicación.
Comprueba si existe una dificultad de acceso, falta de formación o una objeción al sistema que deba resolverse. La legitimidad de la instrucción y los medios facilitados también importan.
Después: concretar el requerimiento
Identifica las fechas afectadas, solicita la información pendiente y recuerda cómo debe registrarse la jornada.
Fija un plazo interno razonable de respuesta y facilita asistencia si la necesita.
Finalmente: comprobar el resultado y actuar
Revisa si el comportamiento cambia.
Si persiste sin justificación, remite los hechos a la asesoría laboral. La respuesta debe respetar el convenio, la proporcionalidad, los plazos de prescripción y las garantías aplicables.
No existe una regla universal de «tres avisos y despido». Tampoco cabe imponer una multa salarial como castigo. Antes de un eventual despido deben revisarse la audiencia previa y las formalidades exigibles.
El marco general puede consultarse en el Estatuto de los Trabajadores.
La empresa no debe quedarse indefinidamente enviando avisos si el problema continúa.
Mientras se resuelve, debe organizar un medio efectivo y lícito para documentar la jornada real, sin rellenar automáticamente el horario previsto.
7. Cómo notificar formalmente las incidencias
Una comunicación útil debe identificar hechos verificables y explicar qué respuesta se solicita.
Conviene incluir:
- Las fechas y los registros afectados.
- La incidencia concreta.
- Las instrucciones previamente comunicadas, si las hubo.
- La aclaración o actuación solicitada.
- El plazo interno de respuesta.
- El canal de ayuda y de presentación de explicaciones.
- La identidad del remitente y la fecha.
Ejemplo de requerimiento
El siguiente modelo es una comunicación de gestión. No constituye una carta de sanción.
Asunto: Incidencias de registro horario y solicitud de aclaración
Hemos detectado las siguientes incidencias en tus registros de jornada: [fechas y descripción].
Te solicitamos que antes de [fecha] comuniques el horario realmente realizado en esas jornadas y cualquier dificultad que hayas tenido para registrarlo.
Te recordamos la instrucción de registrar diariamente el inicio y la finalización de tu jornada, así como las pausas que correspondan según el procedimiento comunicado.
Si tienes problemas de acceso o funcionamiento, contacta con [persona y canal]. Ante un fallo técnico, utiliza [procedimiento alternativo].
Puedes presentar las aclaraciones o discrepancias que consideres oportunas. Si el incumplimiento persiste sin justificación, la empresa valorará las actuaciones que correspondan conforme al convenio y la normativa aplicables.
[Empresa, responsable y fecha].
Cómo acreditar la entrega
Utiliza un canal que permita conservar el contenido y aportar evidencia de la entrega o recepción: entrega con recibí, comunicación electrónica con garantías suficientes o un envío certificado adecuado.
Un correo ordinario puede aportar prueba, pero no demuestra siempre su recepción.
Si la persona rechaza la entrega, documenta lo ocurrido y valora otro medio. Su firma de recepción no tiene por qué implicar conformidad con los hechos.
8. Qué documentación conservar ante una inspección
Es útil disponer de un historial ordenado que permita relacionar cada incidencia con las actuaciones posteriores.
| Documentación | Qué ayuda a acreditar |
|---|---|
| Instrucciones y formación | Cómo se explicó el procedimiento. |
| Medios y asistencia facilitados | Qué facilidades existían para fichar. |
| Registros originales e incidencias | Qué información faltaba y cuándo se detectó. |
| Requerimientos y evidencias de entrega | Qué solicitó la empresa. |
| Respuestas del empleado | Qué explicación o discrepancia manifestó. |
| Aclaraciones y rectificaciones | Cómo se documentó la jornada real. |
| Revisiones posteriores | Si la empresa comprobó el resultado. |
Conserva la documentación con acceso limitado a quienes deban gestionarla y evita incorporar datos personales innecesarios.
Este historial puede contribuir a explicar la diligencia de la empresa, pero no garantiza evitar una sanción ni sustituye las jornadas sin registrar.
Lo relevante es que exista una actuación coherente: detectar, escuchar, resolver, requerir el cumplimiento y comprobar el resultado.
Cómo puede ayudarte Fichalia
Las alertas de fichajes abiertos durante más de 24 horas y los resúmenes por empleado de Fichalia ayudan a localizar registros que necesitan revisión.
El comentario administrativo permite añadir anotaciones sobre las aclaraciones solicitadas, la información recibida y las actuaciones pendientes.
Para aprovechar esas funciones, la empresa necesita que alguien atienda los avisos y traslade a dirección los casos que no se resuelven.
¿Tienes una aplicación, pero se siguen acumulando fichajes incompletos? Escríbenos y te mostramos cómo consultar las incidencias de tu equipo en Fichalia.
