Un olvido puntual puede ocurrir. Pero cuando una persona deja su fichaje abierto durante días, acumula registros incompletos o no ficha de forma reiterada, la empresa necesita intervenir.
Estas incidencias dificultan conocer las horas realmente trabajadas, generan errores en los resúmenes y pueden comprometer la fiabilidad del registro horario.
Tener una aplicación de fichaje es el primer paso. Revisar las incidencias y resolverlas también forma parte de la gestión del registro de jornada.
Índice de contenidos
- No fichar y dejar una jornada abierta: qué diferencia hay.
- Qué responsabilidades tienen la empresa y el empleado.
- Qué efectos tienen los fichajes abiertos durante semanas.
- Cómo resolver un fichaje incompleto: procedimiento paso a paso.
- Cómo prevenir que vuelva a ocurrir.
1. No fichar y dejar una jornada abierta: qué diferencia hay
Antes de actuar, conviene identificar qué ha ocurrido. Una alerta indica que hay algo que revisar, pero no explica por sí sola la causa.
| Situación | Qué debe comprobar la empresa |
|---|---|
| No aparece ningún fichaje | Si la persona trabajó, tenía permiso, estaba de baja o encontró un problema para registrar su jornada. |
| Hay entrada, pero falta la salida | Cuándo terminó realmente el trabajo y por qué no se registró la salida. |
| El fichaje lleva días o semanas abierto | Desde cuándo existe la incidencia y cómo se han registrado las jornadas posteriores. |
| Los errores se repiten | Si faltan instrucciones, existen dificultades técnicas o hay un incumplimiento pese a los avisos. |
No tener un fichaje no demuestra, por sí solo, que la persona haya faltado al trabajo. Del mismo modo, una entrada abierta durante una semana no acredita que haya trabajado todo ese tiempo.
La incidencia debe investigarse antes de sacar conclusiones sobre asistencia, horas trabajadas o responsabilidades.
2. Qué responsabilidades tienen la empresa y el empleado
La empresa debe garantizar el registro de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario con la hora concreta de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Debe conservarlo durante cuatro años y mantenerlo a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Para ello, debe facilitar un sistema accesible, explicar cómo utilizarlo y atender las incidencias que impidan registrar correctamente la jornada.
Puedes ver un ejemplo de cómo revisar fichajes en una pequeña empresa, desde la detección del error hasta su resolución.
El empleado debe utilizar correctamente el sistema
La persona trabajadora debe seguir las instrucciones empresariales legítimas sobre el registro de su jornada y comunicar los olvidos o problemas técnicos por el canal establecido.
Cuando falta un fichaje, lo primero es aclarar qué ocurrió y cuál fue el horario realmente realizado. Un error de registro no debe confundirse automáticamente con una ausencia al trabajo.
3. Qué efectos tienen los fichajes abiertos durante semanas
Un registro sin cerrar puede producir consecuencias que van más allá de una alerta pendiente:
- Resúmenes de horas distorsionados, si el sistema continúa acumulando tiempo.
- Dificultades para comprobar horas extraordinarias y descansos.
- Discrepancias con la persona trabajadora sobre su jornada real.
- Más trabajo de revisión, especialmente cuando los hechos ocurrieron hace meses.
- Registros incompletos ante una inspección.
Por ejemplo, una persona entra el lunes a las 9:00 y termina a las 17:00, pero no registra la salida. Si la incidencia se detecta el viernes, el tiempo transcurrido desde el lunes no puede tratarse automáticamente como trabajo efectivo.
Tampoco debe sustituirse sin comprobarlo por ocho horas de trabajo. El horario previsto sirve como referencia para investigar, pero no acredita por sí solo la jornada realizada.
Las incidencias deben atenderse cuanto antes: cuanto más tiempo pasa, más difícil resulta comprobar la jornada real y reunir información fiable. Si los errores se repiten y quedan sin resolver, el problema también exige revisar cómo está organizando la empresa el seguimiento del registro.
4. Cómo resolver un fichaje incompleto: procedimiento paso a paso.
El siguiente procedimiento es una propuesta de gestión interna que debe adaptarse al funcionamiento de la empresa y a su convenio colectivo.
Paso 1. Identificar las incidencias
Prepara una relación individual con las fechas afectadas, las entradas sin salida, los días sin registro y los avisos enviados.
Prioriza los fichajes más antiguos y los casos que se repiten. Conserva el estado original del registro antes de regularizarlo.
Paso 2. Solicitar una explicación a la persona afectada
Comunica los hechos de forma concreta y privada. Evita expresiones genéricas como «nunca fichas bien».
Por ejemplo:
Hemos detectado que tus registros de los días 6, 9 y 13 no tienen hora de salida. Por favor, indícanos cuándo finalizaste cada jornada y si has tenido alguna dificultad para fichar, para que podamos revisar y regularizar las incidencias.
Establece un plazo interno razonable de respuesta y deja constancia de la comunicación. Ese plazo es una medida organizativa, no un plazo legal general.
Paso 3. Comprobar la jornada realmente realizada
Contrasta la explicación con la información disponible: partes de trabajo, actividad del servicio, confirmación del responsable u otros elementos pertinentes.
El cuadrante puede ayudar, pero no debe convertirse automáticamente en el registro de lo trabajado.
Si existe desacuerdo o no hay información suficiente, documenta esa circunstancia y solicita asesoramiento antes de dar por definitivo un dato dudoso.
Paso 4. Documentar la aclaración conservando el registro original
Una vez comprobada la información, deja constancia de la jornada real mediante una anotación o una rectificación documentada, conservando el fichaje original.
Es recomendable que pueda conocerse:
- La jornada y el registro afectados.
- El dato que faltaba o era incorrecto.
- El horario aclarado y el motivo de la incidencia.
- Quién aporta la información y qué documentación la respalda.
- Quién registra la actuación y en qué fecha.
Un comentario como «Olvidó fichar» explica el posible motivo, pero no concreta la salida. Una anotación más útil sería:
Jornada del 19/10/2026: salida no registrada. El empleado comunica el 20/10/2026 que terminó a las 18:05 h. Confirmación escrita conservada junto a la incidencia. Anotación realizada por [administrador].
Solicita la confirmación de la persona trabajadora y conserva cualquier discrepancia. Si no puede determinarse una hora con suficiente fundamento, documenta esa incertidumbre en lugar de introducir automáticamente el horario previsto.
La anotación debe permanecer vinculada al registro. Si el sistema sigue mostrando una jornada abierta o calculando una duración incorrecta, habrá que resolver también cómo se refleja esa jornada en los informes, sin perder el historial de lo ocurrido.
Paso 5. Recordar las instrucciones y hacer seguimiento
Una vez resueltos los registros pendientes, comunica cómo debe fichar la persona y cómo avisar si vuelve a producirse un problema.
Comprueba también que sabe utilizar el sistema y dispone de un medio adecuado. Durante las semanas siguientes, revisa si las incidencias desaparecen o continúan.
Paso 6. Actuar si las incidencias continúan
Si los errores se repiten pese a las explicaciones y a disponer de medios adecuados, o la persona se niega a registrar su jornada, el caso requiere una actuación específica.
Conserva las incidencias y las comunicaciones realizadas y consulta con la asesoría laboral cómo proceder. La respuesta debe adaptarse a los hechos y al convenio aplicable.
Consulta cómo actuar ante el incumplimiento del registro horario y qué consecuencias puede tener para la empresa y el empleado
No conviertas automáticamente la falta de fichaje en una ausencia injustificada: primero hay que comprobar si se trabajó y qué ocurrió con el registro.
5. Cómo prevenir que vuelva a ocurrir
Para evitar que los fichajes abiertos se acumulen, establece una rutina sencilla:
- Revisar a diario las jornadas que siguen abiertas del día anterior.
- Comunicar cuanto antes las incidencias a las personas afectadas.
- Resolver semanalmente los registros pendientes.
- Comprobar los datos antes de utilizar los resúmenes para nóminas o compensaciones.
- Entregar instrucciones de fichaje al incorporar a cada empleado.
El objetivo es detectar un problema cuando todavía resulta fácil aclararlo.
Cómo puede ayudarte Fichalia
Las alertas de fichajes abiertos durante más de 24 horas y los resúmenes por empleado de Fichalia ayudan al administrador a localizar registros que necesitan revisión.
Consulta cómo actuar ante el incumplimiento reiterado del registro horario y qué consecuencias puede tener para la empresa y el empleado.
A partir de esa información, la empresa puede contactar con las personas afectadas, aclarar las incidencias y tramitar las correcciones correspondientes.
¿Tienes fichajes abiertos o dudas sobre los registros de tu equipo? Escríbenos y te ayudamos a revisar la información disponible en Fichalia.
